如何快速掌握新的Microsoft Office

在打开 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007、Microsoft Office PowerPoint 2007 或 Microsoft Office Access 2007 时，或者在 Microsoft Office Outlook 2007 中创建新邮件时，您会发现程序窗口已发生更改，并且旧的菜单和工具栏设计已被替换。如何使用这种功能丰富的新设计呢？请继续阅读下文寻找答案，并了解 Microsoft Office 如何变得更加简单、更加优秀。

提供您需要的简洁设计
　　第一次使用您最喜欢的 Office 程序时，您可能感到有点不太习惯。因为您使用多年的 Office 现在看起来不一样了。您有点茫然是很正常的。但请静下心来，看一看它究竟有何变化。只需要花一点时间研究一下，您就会发现这种新的设计可以为您提供方便而不是制造麻烦。实际上，Office Fluent 用户界面的推出正是为了满足 Microsoft Office 用户（或许也包括您）的需求：程序更简单易用，命令更容易找到。

使命令更容易找到
　　在 2007 发布版中如何更容易找到命令的一个例子就是，各个按钮分布在窗口顶部且以分组形式显示。现在，您不必再费劲地寻找命令，因为所需命令会呈现在您眼前且触手可及。同时，不会让包含命令的隐藏工具栏隐藏在菜单或单独的窗格中，而是提供了一个控制中心，它将各种要素集中在一起，使得它们极易被看到。按钮也不会消失，它们总是显示在相应位置。

显示您所使用的命令
　　您可能会认为，“所有命令都集中在一个位置，并且都显示出来吗？这样会占据整个窗口。”的确如此。因此，在重新设计 Office 时还有另一个目标：减少以主要的、最有用的命令集形式提供的命令数，并将它们精简为最常用的命令。
　　Microsoft 可用性工程师发现，Office 用户喜欢使用一组核心命令，他们往往反复使用这些命令。现在，这些命令已被放在最显眼的位置。
　　例如，“粘贴”命令就是 Office 中最常用的命令之一。为什么不在窗口中为它及其相关的“剪切”和“复制”命令赋予最高优先级？这样，这些命令就不必再与菜单或工具栏上关系不大的一组命令共享空间。由于这些命令最常用，因此将它们放在触手可及的位置。请记住：您喜欢的功能并没有消失，只是根据您的使用情况对它们进行了排列。

对命令进行组织以支持核心任务
　　这样，命令已经具有更高的可见性，并且根据最常见的使用情况精简了数量。但是，如何组织它们呢？
　　它们是根据您在给定 Office 程序中要完成的核心任务进行组织的。其工作原理如下：“功能区”（即包含所有命令的分布在窗口顶部的较宽的带形区域）为每个程序划分核心任务，每个任务由一个选项卡表示。例如，Word 中的主要任务是撰写文档，则该程序中显示的第一个选项卡就是“撰写”选项卡。此选项卡收集了撰写文档时所需的主要命令，例如字体格式和文本样式。
　　注意 此选项卡上显示的“粘贴”、“剪切”和“复制”命令是最常用的命令，并且在逻辑上与 Word 的主要核心任务（即撰写文档）密切相关。当您单击其他选项卡时，“功能区”将更改，使您可以更清楚地看到代表 Word 中其他核心任务的命令。例如，“插入”选项卡包含的命令涵盖了您已插入的一组元素，这些元素包括图形和形状、超链接、标题和艺术字等。接下来显示的是“页面布局”选项卡，其中包含对页面进行组织和格式设置的所有命令。
　　在其他 2007 Microsoft Office system 程序中，您会发现类似的组织方式，其中第一个选项卡包含执行最关键操作的命令。例如，Excel 的主要选项卡称为“工作表”，在 PowerPoint 中为“幻灯片”，在 Access 中为“数据”，而在 Outlook 中，则是用于撰写新邮件的“撰写”。

切换视图
　　作为一名经验丰富的 Office 用户，您习惯在程序窗口中更改视图，例如在 Word 中的“普通”视图和“页面”视图之间切换，或者在 PowerPoint 中的“普通”视图和“幻灯片放映”视图之间切换。现在，每个 Office 程序窗口的右下角都有一个视图选择器。它附带有“视图”菜单，其中包括用于在程序窗口内排列各个窗口的命令。

组：较大任务内的命令
　　仔细观察选项卡上的内容之后您会发现，许多命令按功能排列形成各个命令集。这些命令集称为组，您可以将它们比作过去的工具栏。但它们的优势在于将完成某类型任务可能需要的全部命令集中在一起，从而使您更容易看到它们。
　　例如，“撰写”选项卡包含一个称为“快速格式设置”的组，该组显示一系列带有可视化示例的文本样式，让您可以预览对所选文本应用您指向的样式后的效果。

更多命令，仅在需要时才显示
　　对于那些不在选项卡上主要组中的命令，情况又如何？现在，某些命令仅在您执行相应操作时才会出现，而不是始终显示每个命令。例如，在 PowerPoint 中，当您插入一张图片后，就会出现所有形状对齐和排序命令；它们不再隐藏在子菜单中。

要保存或撤消时
　　Office 并没有舍弃所有工具栏。为了支持您最常执行的操作（如保存和撤消），它提供了“快速访问工具栏”(QAT)。它的默认版本只包含几个命令，但您可以轻松地对其进行自定义，使其包含任何命令。只需右键单击要添加的命令并选择“添加到快速访问工具栏”即可。在第一个选项卡的左侧将显示该命令的图标。

熟悉的项目
　　新版本仍然提供了“文件”菜单，其中包含习惯使用的几个命令，以及用于文件管理、清除和分发的新选项。您可以通过单击某些组上的加号打开熟悉的对话框，查看该组中命令的更多详细选项或高级选项。有时，当您单击某个命令时，会自动打开熟悉但经过精简的任务窗格（例如 Word 中的“样式”任务窗格），以帮助您完成任务。

屏幕的实际大小有影响吗？
　　“功能区”是可缩放的，它甚至可以适应书写板大小的屏幕。由于屏幕分辨率降低，它会以更小的尺寸显示选项卡和组。在具有高分辨率的大屏幕上，“功能区”的性能最佳，显示了其设计的强大与深度。