如何利用Office审阅功能一键定位文档的修改

有些重要的文档，比如签订的合同，可能会被多个人做过多次的审阅批改，以至于到最后自己都弄不清到底哪些地方被改过了，这时审阅的对比功能就派上用场了。

首先将审阅前后的文档分别保存，比如一个存为“审阅前”一个存为“审阅后”。然后在Word中，切换到“审阅”选项卡，点击工具栏上的“比较”，从下拉菜单中选择“比较”打开对话框。点击“原文档”右侧下拉按钮，可以直接选择最近编辑的文档，也可以点击其后的文件夹图标，浏览选择其他文档。同样方法选择修订后的文档。点击左下方“更多”按钮（点击后将变成“更少”）展开对话框，还可以设置各种不同的比较选项。注意，这一功能不只能比较文字的修改，对于格式设置、页眉页脚等的变化，同样也能检测出来（图1）。

设置完毕，点击“确定”返回，这时将同时出现三个文档，右侧分别为原文档及修订的文档，中间则是比较文档，它通过红色粗线显示修改的大致位置。左侧则显示具体的修改内容，双击某一项，则可以精确定位到文档中修改的位置点。这样一来，对他人所做的任何修改，你都可以做到一目了然了（图2）。