Office 2013以协同工作的名义聊聊天

网络时代，一些项目需要多个人一起工作才能完成，有时项目中的各人身处各地，这时就可能需要协同工具让大家紧密在一起工作了。

有些时候我们需要多人一起编辑文档，比如一份计划书需要大家协同完成，一份大型的数据表需要多人共同输入……此时需要构建网络协作平台，对于小型企业或单位，这需要一定的资金和技术。其实借助微软的SkyDrive和Office，协作编辑文档就是一件轻而易举的事情。当然，偶尔我们也可以跳过公司的监管，在不让聊QQ的单位里，借协同工作的名义聊聊天。

Office 2013中多人协作编写计划书

对于已经用上了Office 2013的用户来说，协作编写各类文档非常简单，新版Office将SkyDrive集成在其中，下面我们以多人编写计划书为例介绍操作方法。

第1步：启动Word 2013并打开计划书，选择“文件”菜单，切换到“账户”选项，用自己的微软账户登录。然后切换到“另存为”选项，将文件保存到自己的SkyDrive网盘中。再切换到“共享”选项，单击“邀请他人”，输入协作人的电子邮件，并在后面设置权限：可编辑或可查看（见图1）。也可以选择“获取共享链接”选项，可直接获取查看链接或编辑链接，将编辑链接复制给协作者就可以了。

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第2步：协作用户打开共享链接后在浏览器中会显示文档，选择“编辑文档”下的“在Word中编辑”则可以用本机上的Office打开计划书，此时两个人就可以同时编辑该文档了，在Word下方的状态栏中会显示共同编辑文档的用户数以及文档更新情况（见图2），在修改过程中，如果下方的状态栏上显示“可用更新”，则说明协作者修改了文档，此时选择“保存”菜单（或者按Ctrl+S键），这样就能将其他用户的修改更新到当前文档中。

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借助在线Office共同输入海量数据

Office 2013价格不菲，并不是每个用户都能安装的，微软也考虑到这一点，在SkyDrive中集成了Office网络版，我们只要注册一个免费账户，就能享用网络版Office，再将文件保存在SkyDrive，就可以借助在线Office进行协同编辑了。

第1步：免费注册微软SkyDrvie账户并登录（https://skydrive.live.com），将Excel数据表上传到SkyDrive中然后打开Excel数据表，此时会自动启用Microsoft Excel Web App开启数据表（见图3），选择“共享→与人共享”，然后再选择“获取链接”，在“查看和编辑”下选择“创建”按钮生成共享链接，并将链接复制发送给共同输入数据的用户。

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第2步：在浏览器中打开共享链接，选择“编辑工作簿”下的“在Excel Web App中编辑”，这样就能对数据表进行修改编辑（见图4）。当然，编辑之前最好先大体进行分工，让参与者清楚自己在表格中的工作区域，这样避免多人编辑同一单元格。

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小提示

在编辑的过程中，任何一方更改了数据表，另一方无需进行任何操作即会自动更新另一方的数据表，这个过程是实时的。这一功能的“副作用”，就是在禁用QQ的单位里，几个人可以借协同工作为名，在这里进行秘密聊天。

Office的协作功能并不局限于Word文档和电子表格，我发现PowerPoint演示文稿也可以协作编辑，甚至OneNote、Publisher等文件也能共享协作，基本上涵盖了所有的Office文档，对于小型企业和单位，团队之间的协作几乎是零成本的，这无疑是微软赠送给大家的免费午餐。