随即应变的Office 2007功能区使用详解

Office 2007版本是在充分研究了用户使用 Office 的方式以及他们所希望的 Microsoft Office工作方式之后推出的，可以帮助用户更轻松更高效地工作。在全新的用户界面中，最为突出的一个功能便是“功能区”，它横跨程序窗口顶部，取代了菜单和工具栏。随着菜单和工具栏的淘汰，迎来了新的、更方便的任务执行方法，包括新的键盘快捷方式。

在功能区上，现已将命令和功能组合在一起，以反映它们的使用方法。这意味着您在工作时将只需执行很少的搜索即可轻松找到所需命令。功能区是下列 2007 Office system 程序的组成部分：Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel® 2007、Microsoft Office PowerPoint® 2007、Microsoft Office Access 2007 和Microsoft Office Outlook® 2007。在2007 Office版本的所有“非功能区”程序中，键盘快捷方式的工作方式与以前完全相同。

每个2007 Office system程序都有一个不同的功能区，但各功能区上的元素是相同的，主要包括选项卡、组和命令这3个部分。功能区会基于您所处理的内容而改变，以便向您显示执行该任务时可能会用到的命令。例如，如果您要在Excel 2007中处理图片，则功能区将会自动显示出处理图片时所需的命令，如图1所示。否则，这些命令将不可见。这一特性将极大限度地帮助您以最快的速度访问到所需的命令，从而使您轻松完成工作任务。

图1 基于任务显示工具

新的功能区包含两个额外的功能，如图2所示，它们将帮助您方便快捷地完成工作。

Ø Office 按钮：“文件”菜单已被“Office 按钮”取代，使用该按钮，可以像以前那样查找用来执行如下操作的基本命令：打开、保存和打印文档；设置程序选项；编辑文件属性等。

Ø 快速访问工具栏：“快速访问工具栏”默认位于功能区的上方，其中包含您希望触手可及的命令。默认情况下，快速访问工具栏中包含“保存”、“撤消”和“重复”（或“恢复”）命令。但是，您可以使用所需的任何命令自定义该工具栏。

图2 Office按钮和快速访问工具栏

如果用户觉得功能区在界面中所占的区域过于庞大，希望可以增大屏幕上可用的空间，也可以将其暂时隐藏起来。用户可以通过以下4种方法来使功能区处于最小化状态。

方法1：利用“自定义快速访问工具栏”

单击“快速访问工具栏”旁边的“自定义快速访问工具栏”，在弹出的下拉菜单中执行【功能区最小化】命令，如图3所示。

图3 利用“自定义快速访问工具栏”

方法2：利用右键快捷菜单

在功能区的空白区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【功能区最小化】命令。

方法3：通过双击选项卡

要快速最小化功能区，还可以双击活动选项卡的名称。再次双击选项卡可以还原功能区。

方法4：通过键盘快捷方式

按键盘上的【Ctrl】+【F1】组合键也可最小化或还原功能区。