Office 使用小窍门，让你一次用个够

1. 方便地访问您经常使用的文档

工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性。您可以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便访问列表。

要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：

1. 在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。

2. 在“类别”方框中，点击“内置菜单”。

3. 点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。

有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中。下面是所用的选项：

· 要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中，点击“添加到‘工作’菜单”。

· 要打开工作菜单中文档，请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档。

· 要从工作菜单中删除一个文档：

o 按CTRL+ALT+－ (破折号键)。您的指针将变成大的粗体下划线。

o 在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档。

2在Excel中进行快速计算
想知道一系列单元格的最大值吗？虽然您可以创建公式来完成这一工作，但我还有一个更快的方法。查看一系列单元格的最大值的操作方法：

1选择您感兴趣的单元格，您将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。

2如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏。

3鼠标右击状态栏，然后单击最大值。现在您就可以在状态栏中看到最大值了

3在Excel中的绝对与相对单元引用之间切换
当您在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元；也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。

借助公式工作时，通过使用下面这个唾手可得的捷径，您可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。

1. 选中包含公式的单元格。

2. 在公式栏中选择您想要改变的引用。

3. 按下F4切换。

4在Excel中插入时间/日期TODAY和NOW函数
要想自动地更新日期和时间，您必须使用TODAY和NOW函数。想学习怎样做到这一点，请在Excel帮助中查找“TODAY”，然后点击“TODAY”或“TODAY_工作表函数”；在Excel帮助中查找“NOW”，然后点击“NOW” 或“NOW_工作表函数”。

5 “自制”快捷按钮
在EXCEL中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用（也许你的计算机上已经设置过了，就不需要重复设置了）：

1. 右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；

2. 选择“命令”标签，类别“格式”；

3. 在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；

4. 关闭“自定义”窗口就可以使用了。

其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。以上方法，WORD同样适用。

专家点评：
在Excel 2002中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。

6在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。

专家点评：
事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。

7 Word小技巧：快速找到上次修改的位置
相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

专家点评：Microsoft Word 可以记录键入或编辑文字的最后三个位置。在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。

8 Office使用技巧：快速选择Excel工作表
在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。
专家点评: 我们的注意力常常集中在如何在同一个工作表中定位。这个技巧对于Excel老手也许颇有帮助，一般人看来，他们的工作簿通常有太多的表。

9 一次保存多个打开的文件
如果你知道”秘密（secret）”键，你可以一次性保存或关闭所有打开的文档。按住SHIFT键，单击文件菜单。当你按住SHIFT键时，在文件菜单中将出现两个新的选项：全部关闭和全部保存。

如果要同时保存所有打开的文档，单击全部保存。或者，要关闭所有打开文档，单击全部关闭；关闭文档前Word将提示你保存你所做的改动。注：全部关闭命令在Excel中同样起作用。
 

10 通过双击格式刷可以重复复制格式
多数word使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。
专家点评: 这是一个很好的技巧，类似的还有绘制自选图形时，也可以双击以绘制多个。任何时候，如果您觉得使用Office有些不方便，也许您就要发现一个新的技巧了。

11 巧妙设定Word启动后的默认文件夹
Word2000启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让 Word自己识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：
(1)用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框；
(2)在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；
(3)单击“ 更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向您希望将其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹；
(4)单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹；
(5)最后单击“确定”按钮 ，完成设置工作
专家点评: 软件如何能做得比最好还好？，这似乎是一个很难的问题，其实答案很简单，那就是让用户自由地定制。正如Windows XP所言：“您可以随心所欲。”

12 最大化和还原窗口的技巧
除了正常的按右上角的最大化和还原按钮，调整窗口之外，我发现了还有两个地方可以完成同样的调整。你也许会说，第一种是双击标题栏，可以在最大化和还原之间变化，我说对，这就是第一种方法。那么第二种呢，在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键，还不要说真的在最大化和还原之间变化。
专家点评: 也许您认为这属于Windows的技巧而不是Office的技巧。其实准确地说，它是Word的技巧。因为我还没有找到别的那个程序支持这个操作的功能。很难得哦！

13 获得邮件传递结果通知
对所有邮件都设置送达或阅读通知
在“工具”菜单上，单击“选项”。
单击“电子邮件选项”。
单击“跟踪选项”。
选中“已读回执”或“送达回执”复选框。

对单个邮件获得通知
在邮件中，单击“选项”。
在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。

同样页面下，可以对“传递选项”进行设置

专家点评: 由于历史的原因，普通的电子邮件甚至Internet不被认为是可靠的通信方式。但作为一种重要的甚至是主要的通信方式，回执功能可能会带来很大的方便。虽然由于接收方或回执丢失的原因，没有收到回执并不意味着对方没有收到邮件；但如果收到回执，则可以肯定对方收到了邮件。